Scopul Proiectului
Consolidarea structurii și capacității administrative prin creșterea calității, eficienței și gradului de adresabilitate al actului administrativ la nivelul Consiliului Județean Maramureș prin dezvoltarea planurilor și strategiilor de dezvoltare ale județului, coroborat cu implementarea de măsuri de reducere a birocrației și simplificare pentru cetățeni, în perioada de implementare a proiectului.
PLanuri și strategii
Analiza nevoilor instituționale relevă pe de o parte o perimare temporală a unor documente de planificare precum și nevoia de a dezvolta anumite strategii și planuri sectoriale, cum sunt cele din domeniul dezvoltării turismului și al investițiilor în județ. Elaborarea planurilor și a strategiilor este atribut fundamental al Consiliului Județean Maramureș.
Nevoile identificate ale polulației
În prezent, serviciile către cetățeni se realizează doar prin prezentarea fizică la sediul CJ MM. Totodată, s-a încheiat proiectul complementar ”MaraQuality” care a elaborat procedurile de lucru interne și ulterior certificarea ISO 9001:2015 a sistemului de management al calității.
De asemenea a fost identificata nevoia de a digitaliza procesele de administrare a documentelor instituției, inclusiv retrodigitalizarea documentelor din arhiva tradiționala. Aceasta abordare permite o facilitare în gestionarea fluxului de documente, asigura o eficienta utilizare a resursei umane din aparatul de specialitate a CJ MM. Permite de asemenea sa se asigura sisteme de back up care să permită refacerea documentelor în caz de dezastre sau de pierderi accidentale.
O a treia nevoie identificată căreia proiectul îi răspunde este instruirea personalului de specialitate din cadrul CJMM. Au fost avute în vedere o serie de cursuri de instruire care au vizat Project Management Professional, instruire în domeniul GIS 2 module, Gândire strategică și dezvoltare instituțională, Dezvoltare durabila locala în context global, Specialist planificare teritoriala Urbanism și amenajarea teritoriului, Urbanism și autorizarea lucrărilor de construcții, Proiectare si implementare politici publice, Noi concepte de planificare teritorială: Smart City, Dezvoltare durabila în context european.
Planificarea strategiei
În acest sens a fost propus și conceput prin proiectul de fața un sistem informatic care să cuprindă masuri de simplificare și eficientizare cuprins din două componente:
1. un front office (Portal de servicii on line)
Cuprinde o interfața intuitivă și simplă către populație prin intermediul căreia se asigura: – sistem de depunere și gestionare documente, plata on line a impozitelor si taxelor locale, depunerea on line a petițiilor, formulare on line, informare și asistență, informare stadiu cereri, preluarea on line a cererilor si documentelor inclusiv cele referitoare la urbanism. Se asigură o secțiune dedicată consultării publice.
2. Back office
Un sistem organizat în cadrul aparatului de specialitate al CJMM cu funcțiunile: gestiune GIS, inclusiv proceduri de lucru pentru emiterea certificatelor și a autorizațiilor de construire/desființare (include vectorizarea PUG-uri unor orașe și comune), gestiune arhiva, flux de documente, integrare in fluxuri, conectare cu Outlook, import fișiere, licențe pentru 157 useri. Sistemul back office asigura pregătirea documentelor în flux, pentru a putea rezolva solicitările cetățenilor.
Idei generale ale proiectului
Proiectul este inovativ prin abordarea integrată a implementării GIS corelat cu elaborarea strategiilor de dezvoltare, prin intermediul unui sistem informatic suport, dedicat, la cheie, adaptat instituției. Se soluționează problema grupurilor țintă de a activa eficient si eficace, rezultatele orientate spre beneficiari (cetățeni) sa fie de calitate, la timp, realizate în condiții de eficiență și eficacitate, prin utilizarea sistemelor informatice moderne.
Introducerea și respectiv dezvoltarea sistemelor noi de lucru va crea premisele unei activități bazate pe procese și proceduri de lucru cunoscute, transparente și eficiente. Utilizarea de sisteme informatice moderne asigură coerența în activitate precum și o mare eficieță în activitate. Prin implementarea proiectului, prestigiul instituției va crește, fiind un criteriu de evaluare a calității serviciilor prestate către beneficiari și o garanție a profesionalismului angajaților.